Description du poste

Vous collaborez à la réalisation de l’ensemble des activités administratives du Bureau de la retraite en soutien aux différentes équipes (placements, comptabilité, services aux participant.

e.s). Vous collaborerez avec deux autres adjointes aux opérations et ferez partie d’une équipe de travail d’une vingtaine de personnes qui veillent à donner tous les services liés aux régimes de retraite, à leur gouvernance et à la gestion de leurs actifs.

Responsabilités

• Assister l’équipe pour la coordination et la planification d’événements en lien avec les régimes de retraite (comités de retraite, assemblées annuelles, séminaires de préparation à la retraite, colloques de planification financière, ateliers aux nouveaux adhérents, séminaires semestriels des régimes de retraite, activités sociales).
• Réviser et participer au montage de différents documents liés aux comités de retraite (documents de réunion, rapports annuels, procès-verbaux, brochures, communiqués, etc.).
• Participer à la mise à jour du site Web et de l’intranet.
• Assurer la gestion du classement, de l’archivage des documents et de la tenue des cahiers des résolutions.
• Veiller à la qualité du français utilisé pour l’ensemble des documents produits.
• Tenir à jour l’agenda du Bureau de la retraite.
• Planifier et coordonner certains voyages et déplacements.
• Assumer la réception en cas d’absence de la secrétaire-réceptionniste (accueil, appels téléphoniques, courrier, courriels, prises de rendez-vous).
• Collaborer au paiement de factures, à l’émission de certains chèques et à l’achat d’équipement de bureau.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir une lettre de mise en candidature en mentionnant le titre de l’emploi postulé, accompagnée d’un curriculum vitae, à l’attention du Comité de sélection, par courrier électronique à l’adresse suivante : solange.

[email protected]. Le lieu de travail est situé à Québec, sur le campus de l’Université Laval.

D.E.C. en techniques de bureautique (sera également considérées les candidatures avec A.E.C. en bureautique).

Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite.

Maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite.

La connaissance du logiciel Publisher est un atout.

Autres exigences

Vous démontrez de l’initiative, de la débrouillardise et de l’autonomie. Vous avez une capacité d’adaptation à un environnement en constante évolution.

Vous participez activement au maintien d’un esprit d’équipe dynamique et stimulant.