We are looking for an Import Coordinator in the Laval area!

What we have to offer the Import Coordinator :

Competitive Salary

Comprehensive group insurance

Free parking

Hybrid schedule

And more!

Main tasks of the Import Coordinator :

Update transit reports for all ongoing shipments, including the delivery order (DO) and estimated time of arrival (ETA)

Updating transit reports for PA (validating payment info; search)

Requesting freight surrender to suppliers as needed and notify the forwarder once received

Monitor the Trello board for any new requests for shipping documents and communicate the necessary information to the relevant party

Keep Trello boards for Deliveries and In-Transit updated with the latest information on all shipments

Prepare releases of shipments

Communicate with forwarders to arrange deliveries and pickups of empty containers

Filing out proof of delivery (POD) and RNS forms and save them in shared folder, following up on any missing documents

Request approval for incoming truck (LTL) deliveries from buyers and keeping track of ETA

Sending shipping documents when necessary or requested by brokers, ensuring that all required documents are included

Keep team updated on all containers and cartons that have been received

Preparing for delivery list (FCL) with the releases included (Load #)

Providing daily container list with Load #

All other related tasks

Requirements for the Import Coordinator position :

High school diploma or higher

Excellent typing and data entry skills

Good working knowledge of Outlook and Excel

Excellent verbal and written communication in English & French

Attention to detail

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) à l’importation dans la région de Laval!

Ce que nous avons à offrir au coordinateur(trice) d’importation :

Salaire concurrentiel

Assurance collective complète

Stationnement gratuit

Horaire hybride

Et plus!

Principales tâches du Coordinateur(trice) d’importation :

Mettre à jour les rapports de transit pour toutes les expéditions en cours, y compris le bon de livraison (DO) et l’heure d’arrivée estimée (ETA)

Mise à jour des rapports de transit pour PA (validation des informations de paiement ; recherche)

Demander la remise du fret aux fournisseurs si nécessaire et informer le transitaire une fois reçu

Surveiller le tableau Trello pour toute nouvelle demande de documents d’expédition et communiquer les informations nécessaires à la partie concernée

Gardez les tableaux Trello pour les livraisons et les transports à jour avec les dernières informations sur toutes les expéditions

Préparer les libérations des expéditions

Communiquer avec les transitaires pour organiser les livraisons et les ramassages de conteneurs vides

Remplir les formulaires de preuve de livraison (POD) et RNS et les enregistrer dans un dossier partagé, en effectuant le suivi des documents manquants

Demander l’approbation des livraisons entrantes par camion (LTL) aux acheteurs et suivre l’ETA

Communiquer par courriel avec les parties concernées sur les livraisons à venir (FCL et LCL) et fournir des mises à jour régulières sur la progression des expéditions

Envoi des documents d’expédition lorsque cela est nécessaire ou demandé par les courtiers, en s’assurant que tous les documents requis sont inclus

Tenir l’équipe au courant de tous les conteneurs et cartons reçus

Préparation de la liste de livraison (FCL) avec les versions incluses (Load #)

Fournir une liste quotidienne de conteneurs avec le numéro de chargement

Toutes autres tâches connexes

Exigences pour le poste de coordinateur(trice) d’importation :

Diplôme d’études secondaires ou supérieur

Excellentes compétences en dactylographie et en saisie de données

Bonne connaissance pratique d’Outlook et Excel

Excellente communication verbale et écrite en anglais et en français

Attention au détail

QPQC