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SOMMAIRE DE L’EMPLOI ET PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Depuis 1994, les professionnels d’AGORA OPUS3 offrent tout l'éventail des services d'organisation de congrès, de réunions d'affaires, d’événements et de formations en vous faisant profiter d'outils à la fine pointe de la technologie.

Sous la responsabilité du directeur.trice de projet, le.la coordonnateur.trice devra faire preuve d’intégrité et de responsabilité, en plus d’avoir la capacité de maintenir d’excellentes relations avec les clients et les fournisseurs.

Les principales tâches du coordonnateur.trice consistent à :

• Effectuer la recherche de sites;
• Participer à l’élaboration des échéanciers et des budgets d’événements;
• Participer aux négociations avec les fournisseurs;
• Gérer les commanditaires et les exposants;
• Préparer les déroulements détaillés des événements;
• Planifier et exécuter certaines tâches logistiques telles que :
• Gestion des plateformes numériques pour les événements virtuels ;
• Assignation et mise en place des espaces ;
• Besoins audio visuels;
• Sélection de menus ;
• Signalisation ;
• Coordonner le design créatif qui inclut entre autres l’image de marque de l’événement, les présentations et la thématique;
• Participer à l’élaboration du programme social de la conférence, des visites touristiques et des événements sociaux tel que demandé par le client;
• Gérer les besoins des VIPs;
• Coordonner le processus d’inscriptions et d’hébergement, gérer la communication et les besoins logistiques des conférenciers;
• Concevoir les sondages;
• Voyager sur place pour les événements, au besoin;
• Exécuter toute autre tâche, au besoin.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

• DEC ou BAC en gestion de projet, tourisme, administration ou communications ;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (Bilinguisme obligatoire) ;
• Expérience de 1 à 3 ans en gestion de congrès et / ou d’événements ;
• Être agile avec la technologie, notamment MailChimp, Canva, SurveyMonkey ;
• Savoir planifier et respecter les échéanciers internes et externes;
• Être extrêmement organisé.e et structuré.e et être capable d’établir les priorités dans la gestion du travail;
• Capacité à gérer plusieurs projets à la fois et comportant des échéanciers serrés ;
• Minutie, exactitude, rigueur ;
• Autonomie et capacité à travailler en équipe ;
• Efficacité, créativité et intégrité ;
• Sens du service à la clientèle très développé ;
• Disponibilité en dehors des heures normales de travail (soirs et fins de semaine selon les événements) ;
• Être disposé à se déplacer lors des événements.

CE QUE NOUS OFFRONS EN ÉCHANGE

• Un poste permanent à temps plein
• Un environnement de travail dynamique, bien situé où on a du plaisir
• Un horaire flexible
• Une très grande ouverture au télétravail
• Un bonus à la performance
• Une contribution REER de l’employeur
• 3 semaines de vacances par année (+2 à Noël) + congés fériés plus généreux que ceux prescrits par les normes du travail
• Un programme d’assurances collectives (incluant la télémédecine)
• Plan d’intégration et parrainage à l’entrée en fonction
• Des activités sociales (même à distance!)

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