Description du poste

Nous recherchons un(e) coordinateur(trice) administration capable d'apporter un soutien fiable à l'équipe de soumissions ainsi qu’au directeur(trice) de projets.

Le(la) coordinateur(trice) administratif sera chargé de la coordination des soumissions à partir de la réception des appels d’offres jusqu’au dépôt de celles-ci.

Le (la) candidat(e) sera aussi appelé à apporter une soutien administratif à l’équipe de gestion de projets.

Principales responsabilités

Lire les devis d’appel d’offres et fournir le résumé des exigences du client à l’équipe de soumission

S'assurer que tous les documents de soumissions sont complétés avec précision et en conformité avec les exigences des devis d’appels d’offres, avant d'être transmis et déposés.

Classer les dossiers de soumissions et les enregistrer dans un fichier partagé pour que l'équipe de soumissions puisse accéder à toute la documentation requise y compris les mises à jour et addendas

Collaborer et coordonner avec l’équipe de soumissions pour coordonner toutes les étapes de préparation des soumissions jusqu’au dépôt final des dites soumissions.

Offrir un soutien administratif au directeur(trice) de projets.

Coordonner les différents besoins des projets à la demande du directeur(trice) de projets.

Concilier, classer et numériser différents documents relatif aux projets.

Vérifier et valider les compilations de projets avec les pièces justificatives.

Expérience, Compétences & Scolarité

Études en bureautique ou dans un domaine connexe (de préférence)

2 ans ou plus d'expérience

Solides connaissances informatiques avec un niveau d'expertise débutant à intermédiaire avec MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook exigées

Capacité avérée à naviguer dans la bureaucratie municipale

Personne responsable dotée d'une grande énergie et d'une attitude positive

Excellentes compétences organisationnelles

Souci du détail, grande minutie et excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

Travaille bien dans un environnement axé sur le travail d'équipe