Rôle dans l’organisation

La personne titulaire du poste fournit un soutien logistique et administratif au vice-président ou à la vice-présidente ainsi qu’aux directeurs et directrices.

Elle participe aux opérations de la vice-présidence et apporte un soutien administratif pour le suivi et la production des projections budgétaires de la vice-présidence, Encadrement de la profession.

Principales responsabilités / activités

• Fournit un soutien logistique et administratif au vice-président ou à la vice-présidente de même qu’aux activités de la vice-présidence.
• Planifie les déplacements et s’occupe des comptes de dépenses du vice-président ou de la vice-présidente, des directeurs et directrices et des conseillers et conseillères;
• Assure la logistique des réunions des divers comités de la vice-présidence, groupes de travail nationaux ainsi que toutes autres activités organisées avec les collaborateurs et collaboratrices et les membres du personnel de la vice-présidence.
• Assure la transmission des documents afférents aux réunions;
• Rédige ou révise et met en page divers documents, lettres, présentations et rapports produits par sa vice-présidence, rédige la correspondance et en assure le suivi;
• Rédige ou révise les convocations, les procès-verbaux ou les comptes rendus, prépare les documents afférents et assure le suivi des décisions de tous les comités de la vice-présidence;
• Effectue la mise à jour des fichiers et compile les données servant à la préparation et au suivi des budgets annuels, des projections financières et des résultats de fin d’année.
• Codifie les factures en fonction du plan comptable et effectue les suivis budgétaires pour certaines activités de son secteur;
• Collabore à la production de divers rapports d’activités et statistiques. Effectue des recherches et suivis lorsque requis et compile certains indicateurs de performance;
• Collabore à la rédaction de textes ou nouvelles pour le Bulletin CPA et effectue le suivi des modifications et du respect des échéanciers.
• Coordonne l’intégration des contenus et la mise à jour de la page Web regroupant diverses ressources pour les membres;
• Coordonne la logistique et rédige, révise et met en page les résumés des budgets gouvernementaux : voit à la logistique des déplacements;
• coordonne l’événement avec l’équipe de fiscalistes, divers collaborateurs à l’Ordre et les deux paliers de gouvernement;
• achemine les résumés français et anglais aux membres;
• Rédige et met en ligne du contenu pour les plateformes numériques de l’Ordre ou pour des envois ciblés aux participants d’activités de formation;
• Participe au développement et à l’amélioration continue des processus, outils et formulaires pour sa vice-présidence; Effectue toute autre tâche requise dans le cadre de ses fonctions.

Qualifications

Formation et expérience

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou autre domaine connexe.
• 4 à 6 ans d’expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires.

Champs d'expertise

• Logistique de comité
• Rédaction
• Relations d’affaire

Connaissance des outils

• Excel
• Sitecore
• Word
• PowerPoint