Rôle et responsabilités

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative à la direction met à profit ses connaissances des techniques de secrétariat et des rouages administratifs de l’École pour soutenir les activités de la direction de la transition durable.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Tient à jour l’agenda de son supérieur immédiat, fixe les rendez-vous et les lui rappelle. Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi.
• De façon à libérer son supérieur immédiat, répond aux questions relevant de sa compétence, prépare la synthèse des problèmes et questions complexes afin de les transmettre à son supérieur, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.
• En collaboration avec son supérieur immédiat, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux.
• Voit à l’organisation et à la préparation des réunions de gestion et des réunions d’équipes. Convoque les participants, confirme les présences, prépare les documents nécessaires, réserve les locaux, les biens et les services requis (traiteur, audiovisuel, hôtellerie, etc.

Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte-rendu; en assure le suivi.

Vérifie et assure le suivi des budgets; contrôle mensuellement les revenus et les dépenses. Tient à jour les dossiers administratifs, les statistiques et les données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaire.

Collabore à la préparation de la ronde budgétaire annuelle.

Effectue le soutien et le suivi administratifs relatifs aux diverses procédures internes de HEC Montréal : demandes de facturation, demande de paiement pour chèques, pour frais de voyage et de représentation, demandes d’autorisation d’engagement, demandes de paiement pour traitement, etc.

Fait le suivi des contrats d’engagement.

• Tient à jour les relevés de congés (maladie, vacances, personnel, etc.) des employés de la direction de la transition durable et transmet à la Direction des ressources humaines les informations requises.
• Assure l’inventaire et l’approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail.

Remplit les formulaires d’achat requis.

• Collabore à la diffusion de l’information pertinente sur le site Web, aux mises à jour et à la création de nouvelles pages Web.
• Collabore à la création, la gestion et l’envoi de l’infolettre de la direction de la transition durable.
• À l’aide des logiciels appropriés, prépare la correspondance, les textes, les notes, les tableaux et les rapports à partir des demandes de son supérieur et des professionnels du secteur du soutien individuel.
• Compile des données de toutes sortes en vue de dresser des listes et des tableaux, de procéder à la création de fichiers permettant la réalisation de listes d’envois, d’étiquettes, de répertoires d’adresses, de lettres, etc.

Utilise ou est intéressé à apprendre à utiliser Power BI.

• Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
• Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.

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Profil recherché

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée équivalente et minimum six années d’expérience de travail pertinente*
• Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant à HEC Montréal
• Très bonne connaissance des processus administratifs internes
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
• Tact, discrétion et diplomatie
• Ouverture au multiculturalisme et à la diversité
• Minutie, précision et souci du détail
• Autonomie dans le travail, aptitude pour travailler avec un minimum de supervision
• Sens de l’organisation et de la planification
• Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Connaissance du milieu universitaire (atout)
• Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

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Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival : 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail : mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Accès à un service de télémédecine

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