Notre entreprise recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) afin de compléter notre équipe.

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et autonome. La personne devra aussi être très à l’aise avec les technologies et l'informatique.

Le poste est majoritairement au bureau (une journée par semaine possible en télétravail).

Les tâches et responsabilités principales seront :

• Comptes payables
• préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
• consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
• répondre aux requêtes des clients;
• assurer la circulation des informations dans l’ensemble des immeubles;
• effectuer la collection des loyers;
• coordonner et gérer les communications avec les locataires;

La personne choisi devrait :

• Être capable de travailler de manière autonome et indépendante;
• Avoir de bonnes compétences en service à la clientèle et capable de travailler en équipe;

Logiciels :

• Excellente maîtrise du MS Microsoft Office suite (Excel, Word, Access, TEAMS, Outlook)
• Maitrise du logiciel Hopem, un atout;
• Connaissance des logiciels Adobe;

Profil recherché :

• Excellente maîtrise du français (parlé et écrit);
• Connaissance de l'anglais (parlé et lecture);
• Souci du détail;
• Tolérance au stress;
• Capacité à résoudre des problèmes;
• Adaptabilité;