Description du poste

Accueil et réception :

• Réception et gestion des appels clients et partenaires;
• Accueil des visiteurs et orientation vers les services appropriés;
• Maintenir la propreté du bureau (de base);
• Préparation de la salle de conférence pour les réunions et les événements.

Gestion administrative :

• Gestion de l'inventaire du bureau et des commandes de fournitures nécessaires;
• Préparation et envoi des cadeaux aux clients;
• Gestion des documents et des fichiers dans SharePoint;
• Réaliser des envois postaux et la gestion des courriers entrants et sortants;
• Suivi et collaboration avec les fournisseurs pour assurer la livraison et la qualité des services;
• Assister à l’adjointe juridique pour l’entrée de données et autres tâches administratives.

Support aux réseaux sociaux :

Réalisation de certaines tâches de gestion des réseaux sociaux de l'entreprise (de base).

Support aux courtiers :

• Collecter des informations clients à transmettre aux courtiers;
• Envoyer les dossiers au notaire et la prise de rendez-vous pour les actes de vente;
• Commander des documents légaux pour les courtiers.

Profil recherché

Compétences recherchées :

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite;
• Niveau de base-intermédiaire en anglais : être en mesure de répondre au téléphone et prendre de l'information;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais;
• Compétences de base en gestion des réseaux sociaux;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, SharePoint);
• Connaissance de Monday, un atout.

Qualités personnelles :

• Proactivité et esprit d'initiative;
• Capacité à travailler de manière autonome et être en mesure de travailler seule et en équipe;
• Sens de l'organisation et attention aux détails;
• Professionnalisme et courtoisie;
• Fiabilité et discrétion.

Formation et expérience :

• Diplôme en administration, secrétariat ou domaine similaire est un atout. Un AEC en immobilier est un très gros atout;
• Expérience préalable dans un poste administratif ou de bureau dans le domaine de l'immobilier est un énorme atout.